Die Auskunftspflicht gem. Art. 15 DS-GVO betrifft auch Schulen als datenverarbeitende Stellen. Auskunftsanfragen werden nicht selten in den Ferien gestellt, was Schulen vor Herausforderungen stellt, da nicht alle Personen verfügbar sind, welche bei der Beantwortung einer Auskunftsanfrage eingebunden sind. Auch im Laufe des Schuljahres stellen Auskunftsanfragen eine zusätzliche Arbeit da, welche neben den zahlreichen Alltagsaufgaben zu erledigen ist. Gemeinhin ist bei der Bearbeitung eines Auskunftsantrags die Rede davon, dass die Rechte der betroffenen Person durch den Verantwortlichen gem. Art. 12 Abs. 3 S. 1 DS-GVO „unverzüglich, in jedem Fall aber innerhalb eines Monats nach Eingang des Antrags“ zu erfüllen sind. Art. 12 räumt den Verantwortlichen eine mögliche Fristverlängerung von bis zu zwei Monaten, wenn Anträge sehr komplex sind oder viele Anträge zeitgleich zu bearbeiten sind. Die Fristenverlängerung muss dem Anfragenden innerhalb der Monatsfrist mitgeteilt werden. Vielfach wird dies so verstanden, dass innerhalb dieser Monatsfrist sowohl Auskunft über die Verarbeitung von personenbezogenen Daten als auch die Datenkopie gegeben werden müssen. Ein Urteil (Urteil 5 Ca 877/23) des Arbeitsgerichts Duisburg von 2023 bestätigt diese Auffassung und hebt in der Urteilsbegründung hervor: „Nach Art 12 III DSGVO stellt der Verantwortliche der betroffenen Person Informationen (…) unverzüglich, in jedem Fall aber innerhalb eines Monats nach Eingang des Antrags zur Verfügung.“ Man leitet daraus dann ab, dass der Verantwortliche Anträge betroffener Personen gem. Art. 12 Abs. 3 DS‑GVO beschleunigt und ohne schuldhaftes Zögern bearbeiten muss. „Unverzüglich“ bedeutet dabei – wie in § 121 BGB – nicht „sofort“, sondern „ohne schuldhafte Verzögerung“. Sowohl positive als auch negative Antworten sind unverzüglich mitzuteilen; bei einer positiven Entscheidung ist das betroffene Recht ebenso unverzüglich zu erfüllen. Gerade letzteres hat es in sich, da es auch die Auskunft über die Datenverarbeitung und die Datenkopie beinhaltet.
Schaut man sich Satz 1 von Art. 12 Abs. 3 DS-GVO jedoch einmal genauer an, sieht man, dass diese Auslegung nicht unproblematisch ist.
„Der Verantwortliche stellt der betroffenen Person Informationen über die auf Antrag gemäß den Artikeln 15 bis 22 ergriffenen Maßnahmen unverzüglich, in jedem Fall aber innerhalb eines Monats nach Eingang des Antrags zur Verfügung.„
So hat sich das Verwaltungsgericht Düsseldorf in seinem Beschluss vom 5.9.2025 (29 K 6375/25) mit genau dieser Monatsfrist befasst und kommt zu einer anderen Auslegung. Die einmonatige Frist in Art. 12 Abs. 3 Satz 1 DS‑GVO betrifft nach Auffassung der Richter ausschließlich die Mitteilung über den Stand bzw. die ergriffenen Maßnahmen auf Antrag, nicht jedoch die tatsächliche Erfüllung der in den Art. 15 bis 22 DS‑GVO geregelten Rechte oder Ansprüche der betroffenen Person. Hierbei beruft es sich auf eine Reihe aktueller DS-GVO-Kommentare. 1Siehe auch https://beck-online.beck.de/Bcid/Y-300-Z-ZD-B-2026-S-116-N-1 (Link hinter Bezahlschranke)2Hinweis: In früheren Auflagen einzelner der genannten DS‑GVO‑Kommentarwerke wird die vom Arbeitsgericht Duisburg vertretene Auffassung wiedergegeben Wortwörtlich heißt es so im Urteil:
„Gemäß Art. 12 Abs. 3 Satz 1 DSGVO stellt der Verantwortliche der betroffenen Person Informationen über die auf Antrag gemäß den Artikeln 15 bis 22 ergriffenen Maßnahmen unverzüglich, in jedem Fall aber innerhalb eines Monats nach Eingang des Antrags zur Verfügung. Die Frist in Art. 12 Abs. 3 Satz 1 DSGVO bezieht sich lediglich auf die Statusmeldung über die auf Antrag ergriffenen Maßnahmen. Nicht normiert ist dadurch eine Frist zur Erfüllung der in Art. 15-22 DSGVO verankerten Rechte bzw. Ansprüche der betroffenen Person.“
Bewertung
Für Schulen bedeutet dieses Urteil eine Entlastung, da sie so nicht verpflichtet sind, die Auskunftsanfrage unbedingt innerhalb eines Monats nach Eingang der Anfrage zu erfüllen, indem sie Auskunft erteilen und gegebenenfalls eine Datenkopie zur Verfügung stellen.
Was bedeutet das praktisch?
Sobald die Schule eine Auskunftsanfrage erhält, bestätigt sie diese möglichst unmittelbar, jedoch auf jeden Fall innerhalb der Monatsfrist. Sie bestätigt den Eingang der Auskunftsanfrage, beschreibt zumindest die weiteren Maßnahmen (je nach Fall – Abklären, ob eine Identitätsüberprüfung erforderlich ist, Überprüfung, ob zur Person Daten vorliegen, Zusammenstellen der erforderlichen Informationen, Erstellung der Datenkopie, …) und weist auf das Recht zur Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde hin. Die Schule wird im Fall einer Anfrage zu Beginn der Sommerferien oder in der Zeit der Zeugniserstellung u.U. auch darauf hinweisen, dass sie die Erfüllung des Rechts auf Auskunft und ggf. Datenkopie wegen der Ferien bzw. Zeugniserstellung mehr Zeit benötigen wird.
Dem Verfasser des Beitrags sind verschiedene Fälle aus dem Beratungsalltag bekannt, in welchem Betroffene auf der Monatsfrist bestehen und diese sogar mit Datum zusätzlich festlegen. Einige Betroffene beschwerten sich bezüglich der Nichterteilung von Auskunft und Übermittlung einer Datenkopie innerhalb der Monatsfrist bei der Aufsichtsbehörde. Diese vertrat übrigens im Februar 2025 ebenfalls die Ansicht, dass die in Art. 12 Abs. 3 Satz 1 DS-GVO genannte Frist sich auf die Erfüllung der Auskunftsansprüche bezieht und erwartet vom Verantwortlichen im Fall, aus welchem die im Folgenden zitierte Passage stammt, dass dieser
„… personelle und organisatorische Maßnahmen ergriffen [hat], die eine zügige Bearbeitung entsprechender Anträge [ermöglicht], und zukünftig Auskunftsansprüche betroffener Personen innerhalb der in Art. 12 Abs. 3 DS-GVO genannten Frist erfüllt werden.“
Schulen, sollten – sofern sie im Fall einer Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde von dieser zur Stellungnahme bezüglich der Nichteinhaltung der Monatsfrist bei der Erfüllung der Auskunftsansprüche aufgefordert werden – auf die mittlerweile veränderte Auslegung von Art. 12 Abs. 3 Satz 1 DS-GVO und den oben genannten Beschluss 29 K 6375/25 des VG Düsseldorf hinweisen.