Wie andere Bundesländer hat auch das Saarland eine landeseigene Schulplattform, Online-Schule-Saar (OSS), welche in diesem Fall eine Lernplattform, Dateicloud, E-Mail für Lehrkräfte, Videokonferenzen und den OSS Messenger umfasst. Im Zusammenhang mit dieser Plattform kam es im Berichtsjahr zu Beschwerden bei der Aufsichtsbehörde. Wie die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit im Saarland im 32. Tätigkeitsbericht 2023 beschreibt, kam es zu Problemen mit dem Auskunftsrecht Betroffener gem. Art. 15 DS-GVO sowie mit der Umsetzung von Art. 17 DS-GVO, dem Recht auf Löschung. Laut Bericht antwortete das Ministerium für Bildung und Kultur, welches im Saarland offensichtlich als Verantwortlicher für die Landesplattform agiert, weder unverzüglich, noch hielt es die von der in Art. 15 DS-GVO gesetzte Monatsfrist zur Beantwortung von Anfragen von Betroffenen ein. Die Aufsichtsbehörde schaltet er sich ein und nahm Kontakt zu Ministerium auf, welches die Anträge darauf hin schnellstmöglich beantwortete. Bezüglich des Löschantrages eines ehemaligen Schülers für seine in der Landesplattform hinterlegten Daten gestaltete sich die Lösung. Schwieriger. Ein Problem. Hierbei war nach Auffassung der Aufsichtsbehörde, dass es aktuell keine auf digitale Plattformen bezogene Regelung zu Aufbewahrungsfristen gibt. Die Regelung aus § 6 Abs. 3 Nr. 4 der Verordnung
über die Verarbeitung personenbezogener Daten in den Schulen (PersDatSchulV) wurde zwar in Teilen 2016 überarbeitet, hat ihren Ursprung jedoch im Jahr 2008, als es noch rein um schriftliche Daten der Schulen ging. Die Landesbeauftragte hält es für fraglich, ob ein Nutzer Konto in der Landesplattform unter den Begriff der sonstigen Schulunterlagen fällt und hält es für sinnvoll diese alten Regelungen „den neuen Gegebenheiten zur Digitalisierung im Schulalltag anzupassen
und damit einhergehend auch die Aufbewahrungsfristen für digital gespeicherte Daten zu überdenken.“ Mit Blick auf Schüler, welche sich bereits in der Berufsausbildung befinden oder im Studium, hält es die Landesbeauftragte für hinreichend, wenn deren in OSS gespeicherte Daten noch bis zum Ende des Schuljahres, in welchem sie ausgeschieden sind, aufbewahrt werden.
Bewertung
Der Beitrag im Tätigkeitsbericht ist in mehrerer Hinsicht interessant. Einmal ist es die Verantwortlichkeit für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten in der Landesplattform. Im Saarland ist dieses – anders als etwa in Nordrhein-Westfalen – das Schulministerium. Das könnte der Tatsache geschuldet sein, dass das Saarland recht klein ist. In Nordrhein-Westfalen agiert die Schulleitung als Verantwortlicher für die Nutzung der Landesplattform Logineo NRW. Anträge auf Auskunft oder Löschung müssen hier an die Schulleitung der Schule gestellt werden und diese ist für die Umsetzung verantwortlich. Kann die Schule die Anträge nicht eigenständig umsetzen, ist der Betreiber der Landesplattform, seit 2024 T-Systems, zur Unterstützung verpflichtet. Entsprechende Regelungen sind im Vertrag zur Auftragsverarbeitung, den Schulen mit dem Betreiber abschließen müssen, festgehalten. Der zweite interessante Aspekt ist das Thema Aufbewahrungs- und Löschfristen. Vergleichbar dem Saarland gibt es auch in Nordrhein-Westfalen bisher keine ausdrücklich auf digitale Plattformen oder sonstige im Unterricht erzeugte digitale Daten von Schülerinnen und Schülern ausgelegte Regelung. Entsprechend muss auch hier nach der Erfordernis entschieden werden, wie lange Daten in digitalen Plattform aufbewahrt werden. Geht es um in persönlichen Verzeichnissen gespeicherte Inhalte, so werden Schülerinnen und Schüler viele davon nach Ende des Schuljahres vermutlich nicht mehr benötigen. Bei Schulen, deren Schülerinnen und Schüler digitale Portfolios erstellen, besteht definitiv eine Erfordernis, die im Zusammenhang mit diesem Portfolio abgelegten digitalen Daten über die gesamte Schulzeit hinweg aufzubewahren. Im im Tätigkeitsbericht beschriebenen Fall ging es um einen Schüler, welcher die Schule bereits verlassen hatte. In Nordrhein-Westfalen wäre hier gemäß § 9 VO-DV I eine Aufbewahrungsfrist von fünf Jahren anzuwenden. Es ist jedoch davon auszugehen, dass auch hier keine Erfordernis, mehr für eine Aufbewahrung über das Ende des Jahres, in welchem ein Schüler die Schule verlassen hat, besteht, wenn dieser sich auf einem anschließenden Bildungsweg befindet. Mit Blick auf Nordrhein-Westfalen wäre also auch hier sinnvoll, wenn der Gesetzgeber eine auf von Schülern erstellte digitale Daten und auf Nutzungsdaten, welche sie in Plattform hinterlassen haben, ausgerichtete ergänzende Regelung schaffen würde.