Wie der Fachanwalt Stefan Hessel auf LinkedIn unter dem Titel Digitalisierung ausgebremst: VG Köln kippt „Digital-only“-Verfahren berichtet, stellte das Verwaltungsgericht Köln mit seinem Urteil vom 23.04.2026 (Az. 25 K 5521/23) fest, dass es nicht zulässig ist, eine Verfahren ausschließlich digital auszugestalten, wenn es dazu keine hinreichende Rechtsgrundlage gibt. Für Stefan Hessel setzte das Gericht „damit ein deutliches Signal für die Grenzen staatlicher Digitalisierung.“ Hintergrund des Verfahrens war die Klage eines Studierenden, der bei der Beantragung der Energiepreispauschale bewusst nicht das digitale, sondern ein schriftliches Verfahren nutzen wollte. Als Gründe gab er an, keine E-Mail-Adresse für das Verfahren angeben zu wollen, über keinen Internetzugang zu verfügen sowie datenschutzrechtliche Bedenken gegen eine Verpflichtung zur digitalen Kommunikation zu hegen. Das zuständige Land lehnte die Bearbeitung seines Antrags mit der Begründung ab, dass das Antragsverfahren ausschließlich digital durchgeführt werde.
Bewertung
Für Schulen regelt das Schulrecht über spezialrechtliche Vorschriften, welche personenbezogenen Daten zu welchen Zwecken digital verarbeitet werden dürfen und wo eine digitale Verarbeitung einer Einwilligung bedarf oder gänzlich ausgeschlossen ist. In NRW finden sich diese Regelungen in § 120 und § 121 SchulG NRW. Praktisch bedeutet das für Schulen, solange es für eine digitale Verarbeitung keine Rechtsgrundlage gibt, ist diese nur mit Einwilligung der Betroffenen möglich. Diese setzt die Freiwilligkeit voraus, die nur gegeben ist, wenn es gleichwertige Alternativen gibt und aus einer Nichteinwilligung keine Nachteile entstehen.
Das Urteil ist deshalb auch für Schulen interessant. Bereits heute bieten manche Schulen digitale Verfahren zur Erfassung von Anmeldedaten vor dem eigentlichen Anmeldetermin an und ermöglichen die digitale Einreichung bestimmter Anträge und Nachweise. Noch mehr Schulen nutzen digitale Plattformen für die Kommunikation mit Eltern. Die Versuchung kann groß sein, solche Verfahren zur Vereinfachung von Abläufen oder zur Reduzierung des Verwaltungsaufwands ausschließlich digital auszugestalten. Digitalisierung allein ersetzt jedoch keine Rechtsgrundlage. Soll ein Verfahren verpflichtend digital durchgeführt werden, bedarf es hierfür einer entsprechenden rechtlichen Grundlage. Fehlt eine solche, sind Schulen verpflichtet, Betroffenen weiterhin alternative Wege anzubieten. Das Urteil erinnert damit daran, dass die Digitalisierung staatlicher Verfahren auch im Schulbereich dort ihre Grenzen findet, wo hierfür keine hinreichende gesetzliche Grundlage besteht.