Dass nicht nur die Löschung von digitalen Daten ein Problem sein kann, sondern auch die Entsorgung ihrer analogen Gegenstücke, zeigt ein Fall, von welchem die Landesbeauftragte für Datenschutz Schleswig-Holstein in ihrem 42. Tätigkeitsbericht des Unabhängigen Landeszentrums für Datenschutz Schleswig-Holstein berichtet. Eine Grundschule hatte auf dem frei zugänglichen Schulhof eine Tonne mit alten Schülerakten für die Abholung durch ein Entsorgungsunternehmen am folgenden Morgen abgestellt. Diese Tonne war allem Anschein nach übervoll gewesen und es lagen Schülerakten neben der Tonne. Die Aufsichtsbehörde erfuhr davon durch einen Hinweisgeber, welcher die Tonne in der Nacht bemerkt hatte und zwei Schülerakten des Abgangsjahrganges 2018 sichergestellt und an die Polizei übergeben hatte. Die Aufsichtsbehörde stellte fest, dass die Schule nicht nur die Aufbewahrungsfristen von zwei Jahren für Schülerakten gem. § 10 Abs. 1 Nr. 1 SchulDSVO überschritten hatte, sondern auch den Schutz der personenbezogenen Daten der Kinder verletzt hatte. Die Aufsichtsbehörde stufte die Daten außerdem als sensibel ein: „Mit Blick auf Erwägungsgrund 75 zur DSGVO lässt sich etwa aufführen, dass es sich um die Daten von Kindern handelt, deren „persönliche Aspekte bewertet werden“.“ Dass die Schule den für sie zuständigen Datenschutzbeauftragten eingeschaltet hatte, der die Schule aufsuchte und das Personal zum Datenschutz schulte, wertete die Aufsichtsbehörde positiv.
Bewertung
Die sachgerechte Entsorgung von Akten wie auch digitalen Daten stellt für Schulen jeder Größe oftmals ein Problem dar. In den meisten Fällen gibt es zumindest im Sekretariat einen geeigneten Aktenvernichter für die Vernichtung kleinerer Mengen von Unterlagen. Es empfiehlt sich für Schulen, hier Absprachen mit dem Schulträger zu treffen, so dass der Dienstleister, welcher auch für diesen Aktenbestände sachgerecht entsorgt, das auch für die Schule übernimmt. Idealerweise wird der Schule dazu dann ein verplombter Container/ Behälter zur Verfügung gestellt, in welchem sie die zu vernichtenden Unterlagen sicher sammeln kann.
In NRW ist der Schulträger gem. § 79 SchulG NRW zuständig für die Ausstattung der Schulen mit einer „am allgemeinen Stand der Technik und Informationstechnologie orientierte[n] Sachausstattung.“ Dazu gehört selbstredend auch eine Ausstattung, um Verarbeitungsvorgänge im Zusammenhang mit der Löschung und Vernichtung von Daten und Akten durchzuführen. Das heißt, der Schulträger ist auch hier in der Pflicht. In anderen Bundesländern sollten hier vergleichbare Regelungen gelten.
Um die Aufbewahrungs- und Löschpflichten einzuhalten, sollten Schulen ein Löschkonzept haben, in welchem das komplette Thema für alle Beteiligten nachvollziehbar geregelt ist. Siehe hierzu auch den Beitrag Aufbewahrungsfrist abgelaufen – und jetzt?