Im 29. Tätigkeitsbericht für das Jahr 2024 des Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Baden Württemberg geht es auch um Thema, welches auf den ersten Blick gar kein Datenschutzthema scheint. Infolge eines Unwetters wurde der Keller eine Schule geflutet, so dass die darin lagernden Abschriften von Abschlusszeugnissen mit Schlamm überzogen und nahezu vollständig vernichtet wurden. Die Schule meldete der Aufsichtsbehörde diese Datenpanne gem. Art.33 DS-GVO, die zu dem Schluss kam, dass „hier ein hohes Risiko für die Rechte der Betroffenen besteht – insbesondere, wenn eine für eine Bewerbung notwendige Abschrift aufgrund des Ereignisses nicht mehr beschafft werden kann, weil das Originalzeugnis verloren ging“ und deshalb „eine Benachrichtigung der betroffenen Personen gemäß Art. 34 DS-GVO grundsätzlich“ erforderlich sei. Da die Zahl der Betroffenen sehr groß war, schlug die Aufsichtsbehörde der Schule eine öffentliche Bekanntmachung gem. Art. 34 Abs. 3 lit. c) DS- GVO
„(3) Die Benachrichtigung der betroffenen Person gemäß Absatz 1 ist nicht erforderlich, wenn eine der folgenden Bedingungen erfüllt ist:
[…]
c) die Benachrichtigung wäre mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden. In diesem Fall hat stattdessen eine öffentliche Bekanntmachung oder eine ähnliche Maßnahme zu erfolgen, durch die die betroffenen Personen vergleichbar wirksam informiert werden.„
Die Schule kam diesem Vorschlag nach. Fazit für die Aufsichtsbehörde: „Auch die Verfügbarkeit personenbezogener Daten, die noch benötigt werden, stellt ein Datenschutzthema dar. Daten, die noch benötigt werden, dürfen auch nicht verloren gehen.“
Bewertung
Die Verfügbarkeit von Daten ist ein nicht zu vernachlässigendes Thema. Sie betrifft sowohl digitale wie auch analoge Datenbestände und gilt für aktuell genutzte wie auch historische Daten. Gemäß den spezialgesetzlichen Regelungen der jeweiligen Schulgesetze und Datenschutzverordnungen der Bundesländer unterliegen die personenbezogenen Daten von Schülern und Lehrkräften Aufbewahrungs- und Löschfristen. Bei Abschlusszeugnissen an den weiterführenden Schulen können sich diese über Jahrzehnte erstrecken. Schulen sollten sich deshalb Gedanken machen, wie, wo und in welcher Form sie ihre Daten dauerhaft sichern können. Ein Sicherheitskonzept, in welchem festgehalten ist, an welchen Orten Daten gespeichert sind, wie oft Sicherheitskopien erstellt werden und in welchen Formaten Daten gesichert werden, kann dabei helfen. Von Abschlusszeugnissen gibt es in der Regel nur eine einzige analoge Kopie, die angefertigt wird, nachdem das Zeugnis unterschrieben und gesiegelt wurde. Da alle Zeugnisprogramme über eine Druckfunktion verfügen, ist es auch möglich, PDF Kopien zu erstellen, die zusätzlich abgespeichert werden können. PDF Kopien sollten nach Möglichkeit immer auch an einem zweiten Ort gesichert werden. Manche Programme verfügen über eine Export Funktion, die auch PDF erstellen kann. Eine digitale Erfassung von unterschriebenen und gesiegelten Abschlusszeugnissen ist wegen deren Format an vielen Schulen nur mit hohem Aufwand möglich und von daher in der Regel keine Option.