Auf das Thema offene E-Mail Verteiler geht die Aufsichtsbehörde Sachsen im Tätigkeitsbericht Datenschutz für das Jahr 2023 ein und erläutert dort die rechtliche Problematik. Für die Aufsichtsbehörde stellt ein offener E-Mail Verteiler, der aus einer versehentlichen Eintragung von E-Mail-Adressen in das Kopie-Feld (Cc) herrührt, eine typische Datenschutz Verletzung dar, welche gemäß Art. 33 DS–GVO meldepflichtig ist. Erwähnt werden als Beispiel auch Gruppen-E-Mails, mit welchen gleichartige, kurze Information an einen größeren Adressatenkreis übermittelt werden, wie das beispielsweise der Fall ist, wenn Klassenlehrerinnen und Klassenlehrer die Eltern ihrer Schülerinnen und Schüler informieren. „E-Mail-Adressen, die den Vor- und Nachnamen enthalten,
als auch E-Mail-Adressen, die aus selbst erdachten Namen oder sonstigen Kürzeln bestehen, sind personenbezogene Daten, da sich die ihnen zuordenbaren Personen mit weiterem Wissen und Erkenntnissen identifizieren lassen. Durch die Versendung von E-Mails mit einem offenen Verteiler werden die E-Mail-Adressen aller Empfänger allen anderen Empfängern bekannt gegeben; mithin werden die personenbezogenen Daten durch den Absender verarbeitet.“
Sofern der Verantwortliche keine Rechtsgrundlage hat, E-Mail-Adressen einzelner Personen an andere Personen zu übermitteln, stellt ein offener E-Mail Verteiler ein Verstoß gegen Datenschutzrecht dar. Im Fall von Schulen bräuchte es hier eine Einwilligung der Eltern, dass ihre persönlichen E-Mail-Adressen in einem offenen Verteiler angezeigt werden dürfen. Im gleichen Beitrag geht es auch um offene Verteiler mit dienstlichen E-Mail Adressen. Das bewertet die Aufsichtsbehörde anders, da dienstliche E-Mail-Adressen ein geringeres Schutzniveau haben, weil sie für „weil sie für die Kommunikation innerhalb einer Behörde sowie für die öffentliche Kommunikation mit den Bürgerinnen und Bürgern oder anderen Behörden bestimmt“ sind. Geht es um dienstliche E-Mail-Adressen von Personen aus verschiedenen öffentlichen Stellen, kann die Einschätzung jedoch auch eine andere sein. Hier hängt es unter anderem davon ab, ob die angeschriebenen Personen mit dem Anliegen des Absenders betraut sind oder nicht.1Details finden sich im Tätigkeitsbericht auf den Seiten 162 ff
Bewertung
Offne E-Mail Verteiler tauchen im schulischen Alltag tatsächlich häufiger als Problem auf. Immer wieder beschweren sich Eltern, dass sie mit offenem Verteiler von Lehrkräften oder sogar der Schule angeschrieben werden. Je nach Fall wird ihre private E-Mail-Adresse dann gegenüber den Eltern der Klasse oder sogar in einigen Fällen den Eltern der gesamten Schule gegenüber offengelegt. Das ist unzulässig. Viele Eltern, nimm es zähneknirschend hin und manche beschweren sich bei der Schule oder bei der Schulaufsicht. Teilweise finden sie Gehör, teilweise nicht. Beschweren sie sich bei der Aufsichtsbehörde, wird diese die Schule um Stellungnahme bitten, und man kann sicher davon ausgehen, dass danach an der Schule offene Verteiler vermieden werden. Da Aufsichtsbehörden aktuell gegen öffentliche Stellen, zu denen auch Schulen gehören, keine Bußgelder verhängen, hat ein offener Verteiler als Verstoß gegen Datenschutzrecht keine Folgen für Schulen. Das könnt ihr doch anders aussehen, wenn Eltern klagen, Weil ihnen nachweislich ein Schaden aus der Offenlegung ihrer E-Mail-Adresse gegenüber anderen Empfängern entstanden ist.