Aufsichtsbehörde Baden Württemberg veröffentlicht (neue) Handreichung zu Videokonferenzsystemen

Mit dem Titel „Videokonferenzsysteme – Hinweise zur praktischen Nutzung“ veröffentlicht die Aufsichtsbehörde Baden Württemberg am 27.10.2021 eine Tabelle, mit welcher man auch Schulen bei der Auswahl geeigneter Videokonferenz-Dienste unterstützen will. Die Tabelle, welche als Webseite und als PDF verfügbar ist, besteht in der PDF Version aus 48 Seiten und ist damit schon recht umfangreich.

Im ersten Teil geht es um die Rahmenbedingungen bei der Nutzung von Videokonferenzen als Online Dienst. Besprochen wird dabei zunächst das Thema Vertrag zur Auftragsverarbeitung und welche Kriterien an einen solchen Vertrag anzulegen sind, wenn ein Anbieter einen solchen vorlegt. Danach wird die datenschutzrechtliche Problematik um den Transfer von personenbezogenen Daten in Drittländer, Länder außerhalb Deutschlands und der EU, erläutert. Zum Abschluss des ersten Teils werden dann technische Anforderungen an Videokonferenz-Systeme vorgestellt und erläutert. Dazu gehören die Nutzerauthentifizierung, die Möglichkeit zur Deinstallation von Clients, sobald sie nicht mehr benötigt werden, grundlegende Gestaltung von Videokonferenz-Diensten und Voreinstellungen, Verschlüsselung von Videokonferenzen, das Thema Metadaten, Telemetrie- und Diagnosedaten und wo die Unterschiede liegen, ob ein Dienst über Browser oder App genutzt wird.

Im zweiten Teil werden dann verschiedene Videokonferenz-Dienst Anbieter unter die Lupe genommen. Geschaut wird dabei auf Rechtliches wie das Vorliegen einer Datenschutzerklärung, die Erfüllung der Pflichten nach Art. 12/13/14 DS-GVO in dieser Datenschutzerklärung und ihre Verständlichkeit. Außerdem wird geprüft, ob Daten zu eigenen Zwecken verarbeitet werden, ob ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung angeboten wird und ob beim Betrieb der Plattform auch ein Drittstaaten-Transfer stattfindet. Je nach Plattform schaut man auch in den AGB/ Nutzungsbedingungen. Neben dem Rechtlichen schaut man auch auf verschiedene Technikaspekte. Welche Art von Verschlüsselung gibt es (Transport / Ende-zu-Ende Verschlüsselung) und funktioniert diese ohne Probleme? Außerdem wird überprüft, ob es Tracking in der Plattform gibt und ob eine Aufnahmemöglichkeit besteht. Je nach Plattform betrachtet man auch das Rollenkonzept für die Nutzung. Insgesamt werden dabei acht Videokonferenz-Dienst Anbieter unter die Lupe genommen: Alfaview, BigBlueButton, Cisco Webex, GoToMeeting, Jitsi Meet, Microsoft Teams, Skype for Business und Zoom.

Im dritten Teil werden in einer Tabelle die Ergebnisse zu den acht zuvor vorgestellten Anbietern noch einmal nebeneinander gestellt. In der Tabelle finden sich weitere Kriterien, welche von der Aufsichtsbehörde untersucht wurden, etwa ob Fremdhosting oder Selbsthosting möglich sind, ob die Plattform Zugängen über 2FA schützen kann, ob Passwörter beim Login als Hash übertragen werden, ob eine Teilnahme per Telefoneinwahl oder ohne Gastkonto möglich ist. Die Tabelle mit Stand von August 2021 ist sehr ausführlich und liefert neben den beschriebenen Kriterien viele weitere.

Bewertung

Die Tabelle kann für Schulen und Schulträger eine Entscheidungshilfe sein, wenn es um die Auswahl eines geeigneten Videokonferenz Anbieters für die schulische Nutzung geht. Die Kriterien, welche die Aufsichtsbehörde zur Bewertung von Videokonferenz-Systemen gibt, kann man auch auf andere interessante Anbieter vergleichbarer Lösungen übertragen. Die Tabelle ist damit auch deutlich hilfreicher als die Übersicht mit Ampeln von der Berliner Aufsichtsbehörde von Februar 2021.

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